A Escrituração Fiscal Digital (SPED) é um dos pilares da fiscalização eletrônica no Brasil. Através dela, o fisco tem acesso em tempo real a informações contábeis, fiscais e tributárias de empresas de todos os portes.
Por isso, mesmo pequenos erros podem gerar grandes consequências: autuações, multas, bloqueios de CNPJ e outras penalidades. E o mais preocupante é que boa parte dessas falhas poderia ser evitada com boas práticas de conferência, organização e auditoria preventiva.
Veja abaixo os 5 erros mais comuns no SPED e como evitá-los.
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Informações inconsistentes entre obrigações acessórias
Um erro recorrente é o desencontro de informações entre declarações como:
- EFD-Contribuições;
- EFD-ICMS/IPI;
- DCTF;
- ECD/ECF;
- Reinf e eSocial.
Quando os dados não “fecham”, os sistemas de cruzamento da Receita Federal emitem alertas e abrem espaço para fiscalização automática.
Como evitar: Estabeleça rotinas de conferência cruzada entre setores contábil, fiscal e financeiro antes do envio.
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Erros de classificação de produtos e NCMs
Classificar incorretamente um produto pode levar ao recolhimento indevido de tributos ou ao não aproveitamento de créditos. A tabela NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) deve ser aplicada com cuidado, considerando o tipo de produto, seu uso e especificações técnicas.
Como evitar: Faça revisão periódica das NCMs utilizadas, especialmente em empresas com muitos SKUs ou operações de importação.
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Escrituração de notas fiscais com erros ou omissões
NF-es canceladas que não foram excluídas da escrituração, notas emitidas e não lançadas, ou ainda documentos emitidos por terceiros e não conferidos corretamente, são falhas críticas.
Como evitar: Utilize soluções automatizadas de conciliação e centralização de XMLs, com conferência de DANFE e checagem de duplicidades.
Falta de controle sobre créditos tributários
Não escriturar corretamente créditos de PIS/COFINS, ICMS, IPI ou mesmo créditos de retenção pode causar perdas financeiras e problemas com o fisco.
Como evitar: Mantenha controle rigoroso dos documentos que geram direito a crédito e da base legal que os sustenta.
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Atraso ou ausência no envio de arquivos obrigatórios
Mesmo quando não há movimento, a omissão de arquivos do SPED gera penalidades. Além disso, o envio fora do prazo também é autuável, mesmo que o conteúdo esteja correto.
Como evitar: Mantenha um calendário fiscal atualizado e configure alertas para os prazos de envio.
SPED não perdoa: quem não organiza, paga.
Conte com a Refundpara identificar riscos fiscais antes que eles se tornem problemas com auditoria preventiva, revisão de obrigações acessórias e suporte estratégico.